Índices y Marcas de los Papeles de Trabajo del Auditor


 

Dentro de la realización de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligación de incluir dentro de estos una serie de símbolos o abreviaciones alfabéticas que permitan que su trabajo se encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En la auditoria estas abreviaciones se conocen como índices y los símbolos que se utilizan son conocidos como marcas de auditoria; a continuación incluyo una explicación y muestro cuales son los más usados.

Espero sean de gran utilidad para sus papeles de trabajo

ÍNDICES

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo.

 
 

Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él  se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. 

 
 

En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.

 
 

Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:

 
 

  • Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.

 
 

  • Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.

 
 

  • Índice  Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de  Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente.  Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

 
 

  • Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC

 
 

  • Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.

 
 

  • Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente  a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6  y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11;  Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas  puede tener de 4 a  6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005,  Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.

 
 

 Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico:

 
 

 
 

NOMBRE DE LA CÉDULA


 

TIPO DE CÉDULA

ÍNDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO

ÍNDICE NUMERICO

PUC

Balance General Activo

Hoja de Trabajo

BG/1

1

Balance General Pasivo

Hoja de Trabajo

BG/2

2

Balance General Patrimonio

Hoja de Trabajo

BG/3

3

Estado de Resultados Ingresos

Hoja de Trabajo

PyG/1

4

Estado de Resultados Egresos

Hoja de Trabajo

PyG/2

5

Estado de Resultados Costo de Ventas

Hoja de Trabajo

PyG/3

6

DISPONIBLE

Sumaria

A

11

CAJA GENERAL

Analítica

A1

110505

Caja General Oficina Principal

Sub-analítica

A1/1

110505-01

Caja General Sucursal A

Sub-analítica

A1/2

110505-02

CAJAS MENORES (Fondos Fijos)

Analítica

A2

110510

Caja Menor Oficina Principal

Sub-analítica

A2/1

110510-01

Caja Menor Sucursal A

Sub-analítica

A2/2

110510-02

BANCOS

Analítica

A3

111005

Banco X Cuenta nnnnn1

Sub-analítica

A3/1-1

11100501-01

Banco X Cuenta nnnnn2

Sub-analítica

A3/1-2

11100501-02

Banco Y

Sub-analítica

A3/2-1

11100502-01

INVERSIONES

Sumaria

B

12

ACCIONES

Analítica

B1

120505

Acciones Z

Sub-analítica

B1/1

12050501

DEUDORES

Sumaria

C

13

CLIENTES

Analítica

C1

130505

Cliente  A

Sub-analítica

C1/1

130505-001

Cliente  B

Sub-analítica

C1/2

130505-002

INVENTARIOS

Sumaria

D

14

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E.

Analítica

D1

1435

Articulo M

Sub-analítica

D1/1

143505-001

Articulo N

Sub-analítica

D1/2

143505-002

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS

Sumaria

E

15

TERRENOS

Analítica

E1

150405

Terreno P

Sub-analítica

E1/1

150405-01

Terreno Q

Sub-analítica

E1/2

150405-02

CONSTRUCCIONES EN CURSO

Sumaria

E2

150805

Construcción W

Analítica

E2/1

150805-01

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

Sumaria

E3

151605

Edificio R

Analítica

E3/1

15160501

INTANGIBLES

Sumaria

F

16

CRÉDITO MERCANTIL

Analítica

F1

160505

MARCAS

Analítica

F2

160510

Marca Alfa

Sub-analítica

F2/1

160510-01

Marca Beta

Sub-analítica

F2/2

160510-02

DIFERIDOS

Sumaria

G

17

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Analítica

G1

1705

Intereses

Sub-analítica

G1/1

170505

Seguros y Fianzas

Sub-analítica

G1/2

170520

VALORIZACIONES

Sumaria

H

19

DE INVERSIONES EN ACCIONES

Analítica

H1

190505

OBLIGACIONES FINANCIERAS

 

AA

21

SOBREGIROS BANCO X

 

AA1

21050101

Cuenta nnnnnn1

 

AA1/1

21050101-01

Cuenta nnnnnn2

 

AA1/2

21050105-05

SOBREGIROS BANCO Y

 

AA2

21050102

PAGARÉS BANCO X

 

AA3

210510-01

PAGARÉS BANCO Y

 

AA4

210510-02

PROVEEDORES

 

BB

22

PROVEEDORES NACIONALES

 

BB1

220505

PROVEEDOR A

 

BB1/1

220505-01

PROVEEDOR B

 

BB1/2

220505-02

PROVEEDOR C

 

BB1/3

220505-03

CUENTAS POR PAGAR

 

CC

23

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

 

CC/1

2335

RETENCION EN LA FUENTE

 

CC/2

2365

IVA RETENIDO

 

CC/3

2367

RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

 

CC/4

2370

ACREEDORES VARIOS

 

CC/5

2380

IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS

 

DD

24

DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC

 

DD/1

240405

IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR

 

DD/2

2408

DE INDUSTRIA Y COMERCIO

 

DD/3

2412

OBLIGACIONES LABORALES

 

EE

25

SALARIOS POR PAGAR

 

EE/1

2505

CESANTÍAS CONSOLIDADAS

 

EE/2

2510

INTERESES SOBRE CESANTÍAS

 

EE/3

2515

PRIMA DE SERVICIOS

 

EE/4

2520

VACACIONES CONSOLIDADAS

 

EE/5

2525

INDEMNIZACIONES LABORALES

 

EE/6

2540

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

 

FF

26

CESANTÍAS

 

FF1

201005

INTERESES SOBRE CESANTÍAS

 

FF2

201010

VACACIONES

 

FF3

201015

PRIMA DE SERVICIOS

 

FF4

201020

CAPITAL SOCIAL

 

GG

31

SUPERAVIT DE CAPITAL

 

GG1

32

RESERVAS

 

GG2

33

REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO

 

GG3

34

RESULTADOS DEL EJERCICIO

 

GG4

36

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT.

 

GG5

37

SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

 

GG6

38


 

MARCAS DE AUDITORIA

Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor.

 
 

Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en  las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.

 
 

Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez  en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.

 
 

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices.  Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.

 
 

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA 

 
 


 

AUDITORES COSTA LTDA. 

 

  

CLIENTE:                

AUDITORIA   A:

 
 

MARCA

 
 

SIGNIFICADO 

 
 

  

¥

Confrontado con libros

  

§

Cotejado con documento

  

µ

Corrección realizada

  

¢

Comparado en auxiliar

  

Sumado verticalmente

  

©

Confrontado correcto

  

^

Sumas verificadas

  

«

Pendiente de registro

  

Ø

No reúne requisitos

  

S

Solicitud de confirmación enviada

  

SI

Solicitud de confirmación recibida inconforme

  

SIA

Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada

  

SC

Solicitud de confirmación recibida conforme

  

S

Totalizado

  

ã

Conciliado

  

Æ

Circularizado

  

Y

Inspeccionado

  

  

  

  


 

Fuente: Unicacuca

2 Comments:

  1. fjzm said...
    MUY BUENA INFORMACIN GRACIAS
    nohora Clavijo rincon said...
    gracias, es util

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