Índices y Marcas de los Papeles de Trabajo del Auditor
2 comentarios Publicado por Angela Beatriz Marriaga en 10:59:00 a. m.Índices y Marcas de los Papeles de Trabajo del Auditor Dentro de la realización de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligación de incluir dentro de estos una serie de símbolos o abreviaciones alfabéticas que permitan que su trabajo se encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En la auditoria estas abreviaciones se conocen como índices y los símbolos que se utilizan son conocidos como marcas de auditoria; a continuación incluyo una explicación y muestro cuales son los más usados. Espero sean de gran utilidad para sus papeles de trabajo ÍNDICES Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo. Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones. Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes: Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico: NOMBRE DE LA CÉDULA TIPO DE CÉDULA ÍNDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO ÍNDICE NUMERICO PUC Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1 Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2 Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3 Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4 Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5 Estado de Resultados Costo de Ventas Hoja de Trabajo PyG/3 6 DISPONIBLE Sumaria A 11 CAJA GENERAL Analítica A1 110505 Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/1 110505-01 Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/2 110505-02 CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A2 110510 Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/1 110510-01 Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/2 110510-02 BANCOS Analítica A3 111005 Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/1-1 11100501-01 Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/1-2 11100501-02 Banco Y Sub-analítica A3/2-1 11100502-01 INVERSIONES Sumaria B 12 ACCIONES Analítica B1 120505 Acciones Z Sub-analítica B1/1 12050501 DEUDORES Sumaria C 13 CLIENTES Analítica C1 130505 Cliente A Sub-analítica C1/1 130505-001 Cliente B Sub-analítica C1/2 130505-002 INVENTARIOS Sumaria D 14 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Analítica D1 1435 Articulo M Sub-analítica D1/1 143505-001 Articulo N Sub-analítica D1/2 143505-002 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS Sumaria E 15 TERRENOS Analítica E1 150405 Terreno P Sub-analítica E1/1 150405-01 Terreno Q Sub-analítica E1/2 150405-02 CONSTRUCCIONES EN CURSO Sumaria E2 150805 Construcción W Analítica E2/1 150805-01 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Sumaria E3 151605 Edificio R Analítica E3/1 15160501 INTANGIBLES Sumaria F 16 CRÉDITO MERCANTIL Analítica F1 160505 MARCAS Analítica F2 160510 Marca Alfa Sub-analítica F2/1 160510-01 Marca Beta Sub-analítica F2/2 160510-02 DIFERIDOS Sumaria G 17 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Analítica G1 1705 Intereses Sub-analítica G1/1 170505 Seguros y Fianzas Sub-analítica G1/2 170520 VALORIZACIONES Sumaria H 19 DE INVERSIONES EN ACCIONES Analítica H1 190505 OBLIGACIONES FINANCIERAS AA 21 SOBREGIROS BANCO X AA1 21050101 Cuenta nnnnnn1 AA1/1 21050101-01 Cuenta nnnnnn2 AA1/2 21050105-05 SOBREGIROS BANCO Y AA2 21050102 PAGARÉS BANCO X AA3 210510-01 PAGARÉS BANCO Y AA4 210510-02 PROVEEDORES BB 22 PROVEEDORES NACIONALES BB1 220505 PROVEEDOR A BB1/1 220505-01 PROVEEDOR B BB1/2 220505-02 PROVEEDOR C BB1/3 220505-03 CUENTAS POR PAGAR CC 23 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR CC/1 2335 RETENCION EN LA FUENTE CC/2 2365 IVA RETENIDO CC/3 2367 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA CC/4 2370 ACREEDORES VARIOS CC/5 2380 IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS DD 24 DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC DD/1 240405 IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR DD/2 2408 DE INDUSTRIA Y COMERCIO DD/3 2412 OBLIGACIONES LABORALES EE 25 SALARIOS POR PAGAR EE/1 2505 CESANTÍAS CONSOLIDADAS EE/2 2510 INTERESES SOBRE CESANTÍAS EE/3 2515 PRIMA DE SERVICIOS EE/4 2520 VACACIONES CONSOLIDADAS EE/5 2525 INDEMNIZACIONES LABORALES EE/6 2540 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES FF 26 CESANTÍAS FF1 201005 INTERESES SOBRE CESANTÍAS FF2 201010 VACACIONES FF3 201015 PRIMA DE SERVICIOS FF4 201020 CAPITAL SOCIAL GG 31 SUPERAVIT DE CAPITAL GG1 32 RESERVAS GG2 33 REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO GG3 34 RESULTADOS DEL EJERCICIO GG4 36 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT. GG5 37 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES GG6 38 MARCAS DE AUDITORIA Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor. Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría. ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA AUDITORES COSTA LTDA. CLIENTE: AUDITORIA A: MARCA SIGNIFICADO ¥ Confrontado con libros § Cotejado con documento µ Corrección realizada ¢ Comparado en auxiliar ¶ Sumado verticalmente © Confrontado correcto ^ Sumas verificadas « Pendiente de registro Ø No reúne requisitos S Solicitud de confirmación enviada SI Solicitud de confirmación recibida inconforme SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada SC Solicitud de confirmación recibida conforme S Totalizado ã Conciliado Æ Circularizado Y Inspeccionado Fuente: Unicacuca